Rangement : comment bien trier vos papiers

On a généralement tendance à penser que trier la paperasse est un exercice fastidieux, surtout si l'on a pris l'habitude d'entreposer ses documents pêle-mêle sans trop y réfléchir. C'est, heureusement, loin de la réalité, puisqu'il suffit en fait d'avoir les bons accessoires et d'opter pour le bon système de tri pour s'en sortir sans peine.

Les accessoires de rangement

Si vous ne deviez garder qu'un outil pour vous aider à ranger vos documents, ce serait le trieur à compartiments. Voyez-le comme une grappe de chemises de rangement dont chaque compartiment permet de ranger individuellement vos documents. Pour ne rien gâcher, ces compartiments sont de couleurs différentes et annotables, si bien qu'un seul coup d’œil suffit pour s'y retrouver. Le dossier suspendu, lui, est moins compact, mais plus pratique car permettant de tout avoir à portée de main. Il présente aussi l‘avantage de pouvoir s'intégrer facilement dans un tiroir.

Viennent ensuite les classiques classeurs intercalaires, surtout efficaces pour les documents d'une page qui, une fois rangés, sont alors facilement consultables aussi bien au recto qu'au verso. Ils sont à mettre sur une étagère si vous y accédez régulièrement, sinon, archivez-les dans des cartons. Choisissez pour cela des cartons à double cannelure, gage de résistance, et préférez les acheter auprès de spécialistes de l'emballage. Par exemple, sur Internet, peu importe vos besoins, vous êtes toujours sûr de trouver le bon carton sur embaleo.com.

Trier par catégorisation

Avant de procéder au rangement proprement dit, mieux vaut commencer par dresser une liste exhaustive des catégories de classement dont vous aurez besoin. Pour cela, il suffit de considérer les types de documents que vous avez à classer et leur importance.

Vous pouvez opter pour des catégories globales comme "Finance" par exemple, et y ranger tout ce qui est factures, relevés bancaires, contrats de prêt, etc. Il est toutefois plus intéressant d'avoir des catégories plus fines comme "Compte courant" d'un côté et "Prêts bancaires" de l'autre, ou encore séparer "Maison" et "Eau / électricité".

Ensuite, il ne faut évidemment pas mélanger les papiers importants avec ceux qui le sont moins. Idéalement ainsi, chaque catégorie comporte au moins deux sous-catégories ("important" et "normal"). Pareillement, les documents à conserver à vie doivent être précautionneusement classés et séparés du reste.

Une fois vos catégories définies, il ne reste plus qu'à les associer à des couleurs (une seule couleur par catégorie) et à les étiqueter au fur et à mesure.

Un réflexe à acquérir

Au risque d'être envahi par la paperasse, mieux vaut mettre régulièrement de l'ordre dans vos documents administratifs. D'ailleurs, des papiers bien classés sont plus faciles à retrouver et permet d'éviter stress et oublis. De même, un tri régulier permet d'archiver ce qui doit l'être et de ne conserver à portée de main que le strict minimum.

Autre raison à prendre en compte : la durée de conservation légale des documents. En effet, si certains sont à garder en permanence, d'autres ont une date d'expiration d'où l'importance d'un rangement méticuleux. Par exemple, livret de famille et titres de propriétés sont à conserver précieusement. Les papiers relatifs aux finances, entre autres les diverses factures et les avis de recouvrement de taxes foncières sont à conserver 5 ans, de même que les talons de chèque et les relevés de compte bancaire. Quant aux documents professionnels comme les bulletins de salaires, les certificats ainsi que les contrats de travail, ils doivent être conservés jusqu'à l'arrivée de la retraite.

Pour éviter de s'y perdre et de s'emmêler les pinceaux, l'idée est donc d'effectuer des tris réguliers afin de toujours rester à jour : tris journaliers ou hebdomadaires pour le courrier, afin de distinguer les papiers importants à traiter, mais aussi tris annuels, pour cette fois-ci vérifier les dates d'expiration de chaque document et ainsi évacuer les papiers devenus inutiles. Pour vous débarrasser de vos documents sensibles, armez-vous d'un destructeur de papier. Le tri programmé est donc un réflexe à prendre pour toujours être à jour dans ses documents administratifs.