12 astuces pour améliorer les réunions en vidéo

De plus en plus de réunions se font à distance et sont parfois un casse-tête pour qui n'y est pas habitué. C'est d'autant plus compliqué que cette nouvelle façon de travailler s'invite de plus en plus chez nous, dans notre intimité.

Mieux vaut donc être préparé : comment s'équiper, quelle tenue adopter, comment tirer parti des technologies existantes, voici 12 astuces pour améliorer vos réunions en vidéo.

1. Choisissez le bon cadre

Choisissez un endroit calme et neutre pour votre visioconférence, en faisant bien entendu attention à l'arrière-plan. Évitez tout ce qui est fenêtres (gare aux reflets et aux contre-jours), coin de murs ainsi que les angles de vue tordus. Préférez votre bureau, votre bibliothèque, ou même votre salon, tout est possible tant que cela reste sobre.

2. Faites attention à la lumière

Un bon éclairage vous rendra bien visible à l'écran et contribuera grandement au confort de vos interlocuteurs. D'ordinaire, il suffit de s'asseoir dans un environnement baignant dans la lumière naturelle pour que tout se passe bien. Sinon, dégainez vos lampes et placez-en une en face de vous, derrière votre caméra. Si possible, mettez-en aussi sur les côtés pour un résultat optimal.

3. Soyez bien cadré

Être bien cadré, c'est occuper le juste espace à l'écran : toute votre tête doit être visible à l'écran, toute la largeur de vos épaules aussi, ainsi que le haut de votre buste (pensez présentateur de JT). Vérifiez également que votre caméra vous filme bien de face et non en plongée et surtout pas en contre-plongée.

4. Habillez-vous en circonstance

Cela va de soi, et ce même si vous êtes à la maison, habillez-vous toujours professionnellement pour une réunion en vidéo. Plus important encore, évitez les vêtements à motifs ou rayés : ils passent très mal à l'écran. Tout excès de maquillage et d'accessoires est aussi à éviter. Ici aussi, la sobriété sera votre alliée.

5. Prévenez votre entourage

Votre réunion en vidéo doit se faire dans le calme, sans éléments perturbateurs. Cela signifie prévenir toute la maisonnée si vous êtes chez vous et, si possible, vous isoler pour éviter d'être dérangé.

6. Choisissez votre équipement

L'offre logicielle étant aujourd'hui pratiquement la même sur les différentes plateformes - du moins en ce qui concerne la visioconférence -, se lancer sur ordinateur, smartphone ou tablette relève au final du choix personnel. Sur un ordinateur de bureau, vous n'aurez d'autres choix que d'installer une webcam externe. Sur un ordinateur portable, tout est déjà intégré, de même que sur un appareil mobile. Néanmoins, oubliez tout de suite l'idée si la résolution de votre caméra frontale est inférieure à 2 Mpx : la qualité de l'image ne sera tout simplement pas satisfaisante. Évidemment, plus ce chiffre sera élevée, mieux ce sera.

Enfin, peu importe votre appareil, pensez également à vous équiper d'un casque ou d'écouteurs avec microphone intégré. Cela peut être facultatif si le micro et les haut-parleurs qui lui sont intégrés sont déjà de bonne facture ; toutefois, votre confort peut s'en retrouver drastiquement amélioré.

7. Tenez-vous bien devant la caméra

Durant la visioconférence, adoptez une posture droite et confiante et restez concentré durant la session. Interdiction donc de s'agiter et surtout de consulter ses SMS ou ses e-mails, cela se verra immédiatement à l'écran.

Lorsque vous vous adressez à l'audience ou quand quelqu'un prend la parole, regardez votre caméra et non l'écran. Vous éviterez ainsi l'effet "faux jeton" qui donne l'air de ne pas être concerné par ce qui se dit. Veillez également à ce que votre caméra soit stable et immobile. Si vous êtes sur un appareil mobile, posez-le sur un support lui-même posé sur une surface plane. Ne le tenez surtout pas à bout de bras ou c'est le mal de mer garanti pour vos interlocuteurs.

8. Libérez votre bande passante

La qualité de votre réunion en vidéo dépendra de la qualité de votre connexion internet. Plus son débit sera haut, plus vos sessions de visioconférence se dérouleront sans accroc. Cependant, il faudra aussi faire attention à son utilisation pendant votre réunion, car si quelqu'un se met à télécharger de gros fichiers ou lance des vidéos pendant que vous êtes en ligne, par exemple, cela peut affecter négativement les performances de votre côté. Pour éviter cela, vous pouvez bien sûr prévenir les autres utilisateurs afin qu'ils n'utilisent pas inutilement de bande passante.

Quand cela ne suffit pas, vous pouvez aussi entrer dans la configuration de votre routeur et activer l'option de contrôle de trafic (traffic control). Il vous suffira alors de renseigner l'adresse IP de votre ordinateur ou appareil mobile, de mettre l'option sur "bande passante minimale garantie" et de mettre la valeur à 1024 Kbit/s (512 Kbit/s si votre offre internet est inférieure à 1Mo). Cela vous garantira des appels vidéo de qualité DVD au moins.

Si cela ne fonctionne toujours pas et que les autres utilisateurs continuent à empiéter sur la bande passante, reste l'astuce ultime : changer le mot de passe du wifi le temps de votre réunion !

9. Soulagez votre processeur et votre RAM

Une visioconférence utilise de la ressource, notamment de la mémoire vidéo, de la mémoire vive (RAM) et du temps processeur. Voilà pourquoi il faut avoir une configuration correcte pour espérer faire de la visio en HD. Il est toutefois possible d'améliorer les performances de votre ordinateur et appareil mobile en fermant toutes les applications dont vous ne vous servirez pas pendant la réunion, notamment celles qui se connectent à Internet (et qui donc utilisent inutilement de la bande passante). Sous Windows, désactivez particulièrement les mises à jour automatiques qui ont le chic de se télécharger (et de s'installer) aux moments les moins opportuns.

10. Méfiez-vous des VPN

Un VPN (Virtual Private Network, ou "réseau virtuel privé" en français) permet d'isoler et de chiffrer les échanges numériques entre des ordinateurs. Il sert donc, entre autres, à sécuriser les communications sur Internet, que ce soit des échanges de fichiers, des discussions et, bien sûr, des sessions de vidéoconférences. Il présente toutefois l'inconvénient d'utiliser beaucoup de bande passante ; aussi, si vous avez des problèmes de connexion et que vous utilisez un VPN, pensez à le désactiver et réessayez.

11. Testez la technique et entraînez-vous

Comme dans bon nombre d'activités, la préparation est ici aussi la clé. On ne saurait ainsi trop vous conseiller de bien vous exercer avant le jour J. Cadrage, arrière-plan, connexion, prise en main des logiciels et applications, etc. Testez tout et mettez-vous en condition réelle, vous n'en serez que plus efficace le moment venu.

12. Le kit du parfait "visioconférencier"

Terminons avec une petite liste qui vous permettra, si le cœur vous en dit, de porter la qualité de vos réunions en ligne à un tout autre niveau. Il s'agit de matériels qui vous aideront à échanger de manière autrement plus professionnelle que ce que ne vous permet déjà un équipement de base.

• Une webcam HD : une webcam externe HD offrira une meilleure résolution qu'une webcam par défaut. Selon leur gamme, certaines seront également équipées d'options intéressantes comme un éclairage LED, un micro à suppression de bruit ambiant, une gestion automatique de la mise au point et de la stabilisation de l'image, etc. Vous pouvez aussi choisir une webcam FHD pour un rendu encore meilleur, mais sans aller jusqu'à la 4K, une résolution (et un prix) exagérée pour l'usage qui sera fait de la caméra.


• Un micro à condensateur : si vous souhaitez avoir un rendu audio propre, investissez dans un microphone à condensateur. Il permettra une prise de son claire, précise et réaliste.


• Une lampe bague : généralement à LED, ce type de lampe offre plusieurs niveaux de luminosité chaude et froide, et possède un trépied très pratique. Elle éclairera uniformément votre visage et votre buste, vous rendant amplement justice à l'écran.


• Un système de son stéréo : pour ne rien rater de ce que disent vos interlocuteurs, un système stéréo suffit. Vous pouvez opter pour deux hauts-parleurs ou une simple barre de son.


• Un trépied : que vous utilisiez un smartphone ou une tablette, un trépied maintiendra à tout moment votre appareil stable et sécure. Choisissez-le réglable pour faciliter vos cadrages. A noter que certaines lampes bagues possèdent un trépied permettant d'y accrocher son smartphone.